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SETEMBRO DE 2020
A Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais apresentadatem como objetivo orientar sobre o gerenciamento, em amplo aspecto, das atividades e operações de tratamento de dados pessoais existentes na FCJ. Este documento integra o programa de compliance da FCJ à Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) e as demais leis que tratam sobre o tema.
Por meio do presente documento, a FCJ tem a intenção de adequar suas operações de tratamento de dados pessoais às regulamentações legais sobre o tema, e em especial à LGPD aprovada em agosto de 2018.
Destacamos que a LGPD é uma lei abrangente e que se destina a diferentes agentes econômicos no Brasil, seja do setor público, privado e do terceiro setor; e trás as prescrições legais para que os dados pessoais possam ser utilizados nas atividades desses agentes.
Em maio de 2018 entrou em vigor a General Data Protection Regulation (Regulation EU 2016/679 – “GDPR”). Considerando que esta regulamentação possui pontos de contato com as atividades desenvolvidas pela FCJ na União Europeia, entendemos por bem também abarcarmos esta regulação, ajustando às conformidades da LGPD.
No desempenho de algumas das atividades previstas em seu estatuto, a FCJ realiza operações de tratamento de dados pessoais alinhadas ao melhor interesse e direitos dos titulares dos dados pessoais, podendo ser caracterizada como Controladora de Dados Pessoais, Operadora de Dados Pessoais, Controladora e Operadora de Dados Pessoais ou Co-Controladora de Dados Pessoais, de acordo com as definições da LGPD, reforçando, em todas as posições que ocupar, o seu compromisso com o cumprimento das regras de privacidade e proteção de dados pessoais aplicáveis.
As adequações de compliance referentes ao processo de conformidade à LGPD abrangem um trabalho de interpretação da Lei para definição das obrigações legais, levantamento dos fatos relevantes e pertinentes para a sua aplicação e aferição de fluxos e processos que contribuem ou não para os ajustes à norma legal.
DADOS PESSOAIS: Informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável. Também são considerados dados pessoais aqueles utilizados para formação do perfil comportamental de determinada pessoa natural.
DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS: Dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico quando vinculado a pessoa natural.
AUTORIDADE NACIONAL DE PROTEÇÃO DE DADOS (“ANPD”): Órgão da administração pública responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento da LGPD em todo território nacional. A ANPD foi instituída pela LGPD como órgão da administração pública federal com autonomia técnica, integrante da Presidência da República, definido a sua natureza como transitória e passível de transformação pelo Poder Executivo em entidade da administração pública federal indireta, submetida a regime autárquico especial e vinculada à Presidência da República.
LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS (“LGPD”): Diploma normativo (Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018) que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais em meios digitais ou físicos realizados por pessoa natural ou por pessoa jurídica, de direito público ou privado, tendo como objetivo defender os titulares de dados pessoais e ao mesmo tempo permitir o uso dos dados para finalidades diversas, equilibrando interesses e harmonizando a proteção da pessoa humana com o desenvolvimento tecnológico e econômico.
AGENTES DE TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS: O controlador e o operador de dados pessoais.
CONTROLADOR DE DADOS PESSOAIS: Pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.
OPERADOR DE DADOS PESSOAIS: Pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do Controlador.
TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS (“TRATAMENTO”): Toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.
ANONIMIZAÇÃO: Utilização de meios técnicos, razoáveis e disponíveis no momento do tratamento de dados pessoais, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo. O dado anonimizado não é considerado dado pessoal para os fins da LGPD.
TITULAR DE DADOS PESSOAIS (“TITULAR”): Pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento.
ENCARREGADO OU DATA PROTECTION OFFICER (“DPO”): Pessoa física ou jurídica indicada pelo Agente de Tratamento para atuar como canal de comunicação entre o Controlador, os titulares de dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
FORNECEDORES: No contexto da FCJ são considerados fornecedores os outros terceiros contratados e subcontratados, pessoa física ou jurídica, não enquadrados como parceiros comerciais.
TERCEIRO: É toda pessoa física ou jurídica contratada pela FCJ para desenvolver ou auxiliar no desenvolvimento de suas atividades, tanto na qualidade de fornecedores de bens ou serviços, como de parceiros comerciais.
PARCEIROS COMERCIAIS: No contexto da FCJ, são considerados parceiros comerciais os terceiros contratados, sejam eles pessoa física ou jurídica, que atuam em seu nome: Consultores, Conveniados e Agentes Comerciais (aqueles que indicam atividades em que a FCJ pode atuar como contratada).
Esta Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais determina as diretrizes da FCJ para proteção e uso de dados pessoais que integrem de alguma forma suas atividades, e tem como referência a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, além de outras normas nacionais e internacionais que tratem da proteção e privacidade de dados pessoais, principalmente em observância à já referida General Data Protection Regulation da União Europeia.
A presente Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais se aplica (i) aos empregados da FCJ; (ii) a todos os terceiros, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas que atuam para ou em nome da FCJ em operações que envolvam tratamento de dados pessoais que sejam realizadas no escopo das atividades conduzidas pela FCJ; (iii) aos agentes de tratamento de dados pessoais externos à FCJ que de qualquer forma se relacionem com a Instituição; e (iv) aos titulares de dados pessoais, cujos dados são tratados pela FCJ.
A adesão à presente Política é obrigatória a todos os destinatários acima indicados na medida em que se relacionam à FCJ. Todas as operações que envolvam tratamento de dados pessoais que sejam realizadas no exercício das atividades conduzidas pela FCJ estão sujeitas às normas legais e àquelas aqui dispostas.
Esta Política estabelece conceitos, diretrizes e regras definidas no intuito de que seus destinatários entendam e cumpram as normas legais que abordem a proteção de dados pessoais, de forma dinâmica e abrangente, sejam elas referentes a atuais ou futuros titulares de dados pessoais, terceiros e agentes de tratamento de dados pessoais externos à FCJ no âmbito de suas atividades.
As informações tratadas por esta Política incluem todos os dados detidos, usados ou transmitidos pela ou em nome da FCJ, em qualquer tipo de mídia. Isso inclui dados pessoais registrados em papel, mantidos em sistemas de computador ou dispositivos portáteis, bem como dados pessoais transmitidos oralmente.
São objetivos da Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais da FCJ:
• Definir diretrizes e responsabilidades da FCJ que assegurem e reforcem o compromisso com o cumprimento das legislações de proteção de dados pessoais aplicáveis;
• Determinar as regras a serem seguidas na condução das atividades e operações de tratamento de dados pessoais realizadas pela FCJ e pelos destinatários desta Política, no âmbito das atividades da FCJ, que garantam a sua conformidade com as legislações de proteção de dados pessoais aplicáveis e, em especial, com a LGPD.
Esta Política deve ser analisada em conjunto com as obrigações previstas nos documentos referidos abaixo, que contenham informações em geral, complementando-a quando for o caso:
Nos termos da LGPD, a FCJ cumprirá com os seguintes princípios de proteção de dados pessoais quando do tratamento de dados pessoais:
• FINALIDADE: a FCJ realizará o tratamento de dados pessoais apenas para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular de dados pessoais, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades;
• ADEQUAÇÃO: a FCJ realizará o tratamento de dados pessoais de forma compatível com as finalidades informadas ao titular de dados, e de acordo com o contexto do tratamento;
• NECESSIDADE: o tratamento de dados pessoais realizado pela FCJ será limitado ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento;
• LIVRE ACESSO: a FCJ garantirá aos titulares de dados pessoais a consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados;
• QUALIDADE DOS DADOS: a FCJ garantirá, aos titulares de dados pessoais, a exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento;
• TRANSPARÊNCIA: a FCJ garantirá aos titulares de dados pessoais informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento de dados pessoais, observados os segredos comercial e industrial;
• SEGURANÇA: a FCJ utilizará medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão;
• PREVENÇÃO: a FCJ adotará medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais;
• NÃO DISCRIMINAÇÃO: a FCJ garantirá a impossibilidade de realização do tratamento de dados pessoais para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos;
• RESPONSABILIZAÇÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS: a FCJ se compromete a demonstrar a adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais, e a eficácia dessas medidas.
A FCJ tem como compromisso institucional a avaliação periódica das finalidades de suas operações de tratamento, considerando o contexto em que estas operações se inserem, os riscos e benefícios que podem ser gerados ao titular de dados pessoais, e o legítimo interesse da Instituição.
Nesse sentido, deverão estar fundadas em uma base legal e ser definida a finalidade para todas as operações de tratamento de dados pessoais no âmbito das atividades conduzidas pela FCJ.
As operações de tratamento de dados pessoais pela FCJ somente poderão ser realizadas:
Os registros das operações de tratamento de dados pessoais poderão ser consultados pelo titular dos dados pessoais, bem como por autoridades públicas competentes para o acesso e retenção dos dados em seu nome, resguardados os direitos do titular de dados pessoais.
A FCJ assume o compromisso de resguardo e cuidados especiais quanto ao tratamento de dados pessoais sensíveis e reconhece que estes dados apresentam riscos mais altos ao titular de dados pessoais.
Nesse sentido, os dados pessoais sensíveis enumerados no art. 5º, inciso II da LGPD, assim como os dados financeiros, para os fins desta Política,terão o mesmo status que os dados pessoais sensíveis.
• Os dados pessoais de crianças e adolescentes serão tratados com o mesmo nível de cuidado oferecido aos dados pessoais sensíveis e também estarão sujeitos às disposições próprias estabelecidas no Capítulo II, Seção III, da LGPD, além de outras normas específicas aplicáveis.
As operações de tratamento de dados pessoais sensíveis pela FCJ somente poderão ser realizadas:
No contexto das suas atividades de tratamento de dados pessoais, a FCJ reforça o seu compromisso de respeito aos direitos dos titulares de dados pessoais, quais sejam:
• DIREITO À CONFIRMAÇÃO DA EXISTÊNCIA DO TRATAMENTO: o titular de dados pessoais pode buscar junto à FCJ a confirmação de existência de operações de tratamento relativas a seus dados pessoais;
• DIREITO DE ACESSO: o titular de dados pessoais pode solicitar e receber uma cópia de todos os dados pessoais coletados e armazenados;
• DIREITO DE CORREÇÃO: o titular de dados pessoais pode requisitar a correção de dados pessoais que estejam incompletos, inexatos ou desatualizados;
• DIREITO DE ELIMINAÇÃO: o titular de dados pessoais pode requisitar a exclusão de seus dados pessoais de bancos de dados geridos pela FCJ, salvo se houver um motivo legítimo para a sua manutenção, como eventual obrigação legal de retenção de dados. Na hipótese de eliminação, a Instituição se reserva o direito de escolher o procedimento de eliminação empregado, comprometendo-se a utilizar meio que garanta a segurança e evite a recuperação dos dados;
• DIREITO DE SOLICITAR A SUSPENSÃO DE TRATAMENTO ILÍCITO DE DADOS PESSOAIS: o titular de dados pessoais poderá requisitar a qualquer momento da FCJ a anonimização, bloqueio ou eliminação de seus dados pessoais que tenham sido reconhecidos por autoridade competente como desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na LGPD.
• DIREITO DE OPOSIÇÃO A UM TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS: nas hipóteses de tratamento de dados pessoais não baseadas na obtenção do consentimento, o titular de dados pessoais poderá apresentar à FCJ uma oposição, que será analisada a partir dos critérios presentes na LGPD.
• DIREITO À PORTABILIDADE DOS DADOS: o titular de dados pessoais poderá requisitar à FCJ que seus dados pessoais sejam disponibilizados a outro fornecedor de serviço ou produto, respeitados o segredo comercial e industrial da Instituição, bem como os limites técnicos de sua infraestrutura.
• DIREITO À REVOGAÇÃO DO CONSENTIMENTO: o titular de dados pessoais tem direito a revogar o seu consentimento. Entretanto, ressalta-se que isso não afetará a legalidade de qualquer tratamento realizado antes da retirada. Na hipótese de revogação do consentimento, talvez não seja possível fornecer determinados serviços. Sendo este o caso, o titular de dados pessoais deverá ser informado.
A FCJ reitera o seu compromisso com os direitos dos titulares de dados pessoais à transparência e à informação adequada, destacando o fornecimento de:
11. DEVERES PARA O USO ADEQUADO DE DADOS PESSOAIS
No desenvolvimento dos trabalhos e atividades da FCJ, a todos os destinatários desta Política se estendem os deveres de cuidado, atenção e uso adequado de dados pessoais, comprometendo-se a auxiliar a Instituição a cumprir suas obrigações na implementação de sua estratégia de privacidade e proteção de dados pessoais.
• DEVERES ESPECÍFICOS DOS TITULARES DE DADOS PESSOAIS:
Incumbe aos titulares de dados pessoais comunicar à FCJ sobre quaisquer modificações em seus dados pessoais na sua relação com a Instituição (e.g. mudança de endereço), notificando-a preferencialmente na seguinte ordem:
(ii) Por e-mail endereçado ao responsável da FCJ com o qual o titular se relaciona;
• DEVERES ESPECÍFICOS DOS EMPREGADOS DA FCJ:
Desde que respeitada a sua finalidade e base legal, é permitido o compartilhamento de dados pessoais de titulares de dados pessoais entre o grupo FCJ, observado o princípio da necessidade, ficando o tratamento de dados pessoais sempre restritos aos objetivos e atividades afins autorizadas pela Instituição.
• DEVERES DOS EMPREGADOS DA FCJ, AGENTES DE TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS E TERCEIROS:
• DEVERES DE TODOS OS DESTINATÁRIOS DESTA POLÍTICA:
Quando da suspeita ou da ocorrência efetiva das seguintes ações, todos os destinatários desta Política têm o dever de contatar o Responsável da FCJ:
A responsabilidade estabelecida pela LGPD, no caso de danos patrimoniais, morais, individuais ou coletivos decorrentes de violações à legislação de proteção de dados pessoais é solidária. Isso significa que todos os agentes da cadeia envolvendo o tratamento de dados pessoais podem ser responsabilizados pelos eventuais danos causados.
Por esse motivo, a possibilidade de a FCJ ser responsabilizada pelas ações de terceiros implica na necessidade de empregar os melhores esforços para verificar, avaliar e garantir que tais terceiros cumpram com as legislações de proteção de dados aplicáveis.
• Dessa forma, todos os contratos com terceiros deverão conter cláusulas referentes à proteção de dados pessoais, estabelecendo deveres e obrigações envolvendo a temática, e atestando o compromisso dos terceiros com as legislações de proteção de dados pessoais aplicáveis. Destaca-se, ainda, que esses contratos serão revisados e submetidos à aprovação da FCJe sua equipe técnica, conforme arcabouço normativo vigente.
• Todos os terceiros devem assinar o termo de aceitação desta Política, submetendo as atividades contratadas no âmbito da relação com a FCJ também a essa normativa.
13. CONFORMAÇÃO ÀS LEIS DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS
A FCJ busca a sua conformação às normas e diretrizes da LGPD no intuito de garantir seu compromisso em zelar pelo tratamento adequado de dados pessoais para fins legítimos que possam ser objeto de suas atividades e reforça o seu compromisso com boas práticas de privacidade e proteção de dados com as seguintes ações:
• Produção e disseminação de informações, independente do formato, que descrevam as responsabilidades individuais dos destinatários desta Política no âmbito da privacidade e proteção de dados pessoais;
• Fornecimento de treinamentos, orientações e aconselhamentos para os empregados da FCJ e terceiros, incluindo, mas não se limitando a cursos online, workshops, reuniões internas, conversas regulares, palestras, dentre outras iniciativas; comungando conteúdos disponibilizados no formato digital e/ou presencial.
• Incorporação de preocupações e cuidados no tratamento de dados pessoais em todas as etapas de suas atividades, incluindo, mas não se limitando a rotinas administrativas, prestação de serviços, dentre outras.
• Identificação e aprofundamento da avaliação dos riscos que podem comprometer o alcance dos objetivos da FCJ na área de privacidade e proteção de dados pessoais; definir, criar e implementar planos de ação e políticas para mitigar os riscos identificados; além de manter uma avaliação contínua dos cenários com vistas a avaliar se as medidas implementadas não requerem novas diretrizes e atitudes.
A partir da entrada em vigor da LGPD, o Encarregado da FCJ – também referido como Data Protection Officer (FCJ DPO) –, auxiliado pela sua equipe técnica, terá as seguintes responsabilidades:
• Monitorar o cumprimento das legislações de proteção de dados pessoais aplicáveis, de acordo com as políticas da FCJ;
• Orientar os destinatários desta Política quanto ao regime de privacidade e proteção de dados pessoais da FCJ;
• Assegurar que as regras e orientações relativas à proteção de dados sejam informadas e incorporadas nas rotinas e práticas da FCJ;
• Organizar treinamentos sobre proteção de dados pessoais na FCJ;
• Prestar esclarecimentos, oferecer informações e apresentar relatórios sobre as operações de tratamento de dados pessoais e seus impactos para as autoridades públicas competentes (e.g. Ministério Público, Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais, etc.);
• Responder às solicitações e reclamações de titulares de dados pessoais cujos dados tenham sido objeto de tratamento por uma unidade da FCJ.
• Auxiliar em auditorias ou qualquer outra medida de avaliação e monitoramento envolvendo proteção de dados;
• Elaborar os relatórios de impacto à privacidade e proteção de dados, pareceres técnicos e revisão de documentos no que se refere à proteção de dados.
14. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
As normas de segurança da informação e prevenção contra incidentes de dados pessoais estarão contidas nas normativas internas da FCJ e documentos correlatos ao tema.
A FCJ reforça o compromisso em empregar medidas técnicas e organizacionais adequadas no trato com dados pessoais, e envidar esforços para proteção dos dados pessoais dos titulares de dados pessoais contra acessos não autorizados, perda, destruição, compartilhamento não autorizado, entre outras hipóteses.
15. TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS PESSOAIS
Nas hipóteses em que a FCJ for autorizada a tratar dados pessoais independentemente do consentimento do titular de dados, a FCJ poderá transferir dados pessoais para outros países desde que, alternativamente:
A FCJ poderá transferir dados pessoais para outros países nas hipóteses em que for autorizada a tratar dados pessoais com base no consentimento, desde que obtenha consentimento explícito e destacado dos titulares de dados pessoais para realização de operações de transferência internacional de dados pessoais, com informação prévia sobre o caráter internacional da operação.
• Caso o país não tenha nível adequado de proteção de dados reconhecido ou não haja salvaguardas da conformidade do agente de tratamento, tais informações deveriam ser prestadas ao titular de dados pessoais previamente, a fim de que consinta com os riscos da operação.
Por meio de suas plataformas digitais, a FCJ se compromete a informar os titulares de dados pessoais sobre a ocorrência de operações de transferência internacional de dados pessoais, designando o conjunto de dados encaminhados, a finalidade do envio e o seu destino.
16. CULTURA DE PROTEÇÃO DE DADOS E TREINAMENTOS
Para a ampliação da cultura de proteção de dados pessoais na Instituição, os destinatários desta Política se comprometem a participar dos treinamentos, workshops, encontros e capacitações propostos pela FCJ.
A fim de ajudá-los a entender seus deveres e como cumpri-los, os empregados da FCJ cujas funções exigem o tratamento regular a dados pessoais, ou os responsáveis pela implementação desta Política se comprometem a participar de treinamentos adicionais.
17. COMPROMISSO DE ACOMPANHAMENTO PERMANENTE
A FCJ tem como compromisso zelar pelo tratamento adequado de dados pessoais para fins legítimos que possam ser objeto de suas atividades e reforça o seu compromisso com boas práticas de privacidade e proteção de dados, comprometendo-se a manter atualizadas as normas e recomendações emitidas pela ANPD ou outras autoridades competentes. De modo a reforçar o compromisso permanente da Instituição com a privacidade e a proteção de dados pessoais, a FCJ assume o compromisso de revisitar a presente Política periodicamente e, a seu critério, promover modificações que atualizem suas disposições, sendo comunicadas todas as alterações realizadas oportunamente pelos canais oficiais da Instituição.